เริ่มต้นใช้งาน Google form

ก่อนที่จะเริ่มสร้างและออกแบบฟอร์มออนไลน์นั้น เพื่อให้การสร้างฟอร์มง่ายขึ้น ขอยกตัวอย่างแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจในการให้บริการฯ เพื่อนำมาเป็นต้นแบบในการออกแบบฟอร์มออนไลน์ใน Google form

• หลังจากเรามีตัวอย่างฟอร์มที่เป็นต้นแบบแล้ว ขั้นตอนแรกให้ลงชื่อเข้าใช้ Google Account เพื่อเข้าไปใช้บริการของ Google ซึ่งสามารถ Login ได้ที่ : https://goo.gl/eRx3uP
• จากนั้นกรอกอีเมล์และรหัสผ่านของบัญชีกูเกิ้ล

• เมื่อลงชื่อเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว หน้าเว็บของผู้ใช้งานจะกลับมายังหน้า Google search
• ให้ผู้ใช้งานคลิกไปที่ “App -> ไดรฟ์” เพื่อไปยัง Google Drive

• ในหน้าของ Google Drive นั้นจะเป็นคลังเก็บไฟล์ออนไลน์ (เมื่อเราทำการสร้างฟอร์มเสร็จแล้ว ฟอร์มที่เราสร้างเสร็จจะอยู่ใน Google Drive)
• ขั้นตอนที่สอง เริ่มต้นสร้างแบบฟอร์ม โดยไปที่ “ใหม่ -> เพิ่มเติม -> Google ฟอร์ม“

• เมื่อเข้าสู่หน้าออกแบบฟอร์ม ขั้นตอนแรกให้ผู้ใช้งานตั้งชื่อแบบฟอร์ม โดยไปที่มุมซ้ายบน(ดังรูปภาพด้านล่าง)

• ตั้งชื่อแบบฟอร์ม “แบบสำรวจข้อมูลความพึงพอใจ” เมื่อกรอกเสร็จให้คลิกที่ “ตกลง“

• จากนั้นกรอกหัวข้อหลักของแบบสอบถาม และหัวข้อรองของแบบสอบถาม

• ขั้นตอนต่อเป็นแทรกข้อความลงในแบบฟอร์ม ก่อนที่จะแทรกข้อความลงไปให้ทำการลบรูปแบบฟอร์มที่ถูกสร้างอยู่แล้วออกก่อนโดยคลิกที่ รูปถังขยะของรูปแบบฟอร์มนั้นๆ

• ต่อไปเราจะมาเริ่มทำแบบฟอร์ม โดยจะเริ่มต้นออกแบบจากตอนที่ 1 ของแบบสอบถามตัวอย่าง ซึ่งการแทรกข้อความลงในแบบฟอร์มเราสามารถใช้รูปแบบที่เป็น “ส่วนหัวของส่วนหัว” และใช้รูปแบบฟอร์ม ที่สามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวนั้นก็คือรูปแบบ “หลายตัวเลือก“

• วิธีการแทรกข้อความลงในแบบฟอร์มนั้น ผู้ใช้งานสามารถแทรกข้อความธรรมดาลงในแบบฟอร์มได้โดยเลือกที่ “เพิ่มรายการ” จากนั้นเลือกที่ “ส่วนหัวของส่วน“

• แทรกข้อความที่ต้องการแสดงลงไป  “ตอนที่ 1 ข้อมูลทั่วไปของผู้ใช้งาน” เมื่อแทรกข้อความเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ “เสร็จ“

• ขั้นตอนต่อไป เราจะทำการเพิ่มรูปแบบฟอร์ม “หลายตัวเลือก” ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูล บุคลากรนอกมหาวิทยาลัย, บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย, นักศึกษา โดยให้ผู้กรอกนั้นสามารถเลือกได้เพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น วิธีการเพิ่มฟอร์มให้ไปที่ “เพิ่มรายการ” -> “หลายตัวเลือก“

• กรอกหัวข้อคำถามลงไปในช่อง “หัวข้อคำถาม” และกรอกข้อความลงในตัวเลือก หลังจากกรอกข้อมูลเสร็จแล้วให้ ติ๊กถูกที่ช่อง “คำถามที่ต้องตอบ” เพื่อกำหนดให้ผู้กรอกต้องตอบคำถามข้อนี้ในลงแบบฟอร์ม เมื่อกรอกเสร็จแล้วให้คลิกที่ “เสร็จ“

• หลังจากที่เราได้สร้างรูปแบบฟอร์ม “หลายตัวเลือก” ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูล บุคลากรนอกมหาวิทยาลัย, บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย, นักศึกษา ในตอนที่ 1 นั้น ในหน้าของการออกแบบ เราจะสังเกตุเห็นเครื่องหมาย * สีแดงปรากฏอยู่หลังหัวข้อคำถามเพื่อให้ผู้กรอกได้ทราบว่าเป็นคำถามที่ต้องการคำตอบ

• ต่อไปเราจะมาออกแบบฟอร์มในตอนที่ 2 ของแบบสอบถามตัวอย่าง โดยการแทรกข้อความ  “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 2 นั้น เราจะไม่สร้างรูปแบบฟอร์มใหม่ แต่จะเป็นการทำสำเนาของรูปแบบฟอร์ม “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 1 ขึ้นมาใหม่อีก 1 รายการและทำการแก้ไขและย้ายตำแหน่ง
• วิธีการทำสำเนาใหม่ให้คลิกที่ รูปกระดาษซ้อนกัน ข้างหลังรูปแบบฟอร์มที่ต้องการทำสำเนา ในตัวอย่างภาพด้านล่าง เราจะทำการทำสำเนาของ “ส่วนหัวของส่วน” ในตอนที่ 1

• จากนั้นทำการแก้ไขข้อความ ให้เปลี่ยนเป็นตอนที่ 2 “ตอนที่ 2 ความพึงพอใจต่อการใช้บริการ…” เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ “เสร็จ“

• หลังจากกดเสร็จสิ้นแล้ว รูปแบบฟอร์ม “ส่วนหัวของส่วน” ที่เราทำสำเนาขึ้นมาใหม่ จะปรากฏอยู่ด้านล่างของต้นฉบับที่เราได้ทำสำเนา
• ต่อไป เราจะทำการย้ายตำแหน่ง “ส่วนหัวของส่วน” ของตอนที่ 2 ให้ลงมาอยู่ด้านล่างสุด วิธีการย้ายตำแหน่งนั้น เราสามารถคลิกเมาส์ค้างไว้ที่รายการนั้นๆ และลากเมาส์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

• หลังจากปล่อยเมาส์ รายการนั้นๆ ก็จะถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่เราต้องการ

• ขั้นตอนต่อไป ในส่วนของตอนที่ 2 ของแบบฟอร์มตัวอย่าง การเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบตาราง ซึ่ง Google form ก็สามารถเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางได้เช่นกัน ส่วนวิธีการสร้างรูปแบบฟอร์มนั้น ให้ไปที่ “เพิ่มรายการ” -> “เส้นตาราง“

• จากนั้นให้เรากรอกหัวข้อคำถาม ซึ่งหัวข้อคำถามก็คือหัวข้อหลักของแต่ละตาราง ต่อไปให้กรอก ป้ายกำกับแถวแนวนอน นั้นก็หมายถึง หัวข้อย่อยในการประเมินของหัวข้อหลัก และคอลัมน์ก็คือค่าคะแนน ซึ่งวิธีการนี้สามารถนำไปสร้างทั้ง 3 ตาราง ที่อยู่ในตอนที่ 2  นั้นก็คือ ด้านโสตทัศนูปกรณ์ภายในห้อง, ด้านการให้บริการของเจ้าหน้าที่, ด้านการให้บริการห้องปฏิบัติการนวัตกรรม ส่วนวิธีการสร้างตารางทั้ง 3 นั้นใช้วิธีเดียวกันทั้งหมด

• เมื่อกรอกข้อมูล หัวข้อคำถาม ป้ายกำกับ คอลัมน์ ลงในรูปแบบฟอร์มของตารางเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปให้คลิกที่ “เสร็จ” และการสร้างตารางต่อไปนั้น เราจะทำสำเนาใหม่และแก้ไขข้อมูล หรือสร้างรายการ “เส้นตารางใหม่” ขึ้นก็ได้

• ตัวอย่างรูปแบบตารางตอนที่ 2 ของ Google form

• ต่อไปในส่วนของ ตอนที่ 3 จะเป็นการแทรกรายการที่ใช้สำหรับกรอกข้อมูลเป็นตัวอักษรที่มีจำนวนมาก ซึ่งรูปแบบฟอร์มรับข้อมูลเราจะใช้เป็น “ข้อความย่อหน้า“
• ในส่วนของข้อความ “ตอนที่ 3 ข้อเสนอแนะทั่วไป”  ใช้รูปแบบรายการแบบ  “ส่วนหัวของส่วน” เหมือนกับข้อความตอนที่ 1 และตอนที่ 2

• ในการเพิ่มรายการกล่องข้อความนั้น ซึ่งรูปแบบฟอร์มรับข้อมูลแบบกกล่องข้อความกล่องใหญ่ ควรจะใช้เป็นรายการ “ข้อความย่อหน้า” การเพิ่มรายการเราสามารถเพิ่มได้ที่ “เพิ่มรายการ” -> “ข้อความย่อหน้า“

• แทรกหัวข้อลงไปในช่องหัวข้อคำถาม จากนั้นกด “เสร็จ“
• ในตัวอย่างแบบฟอร์มสำรวจ จะมีหัวห้อคำถามอยู่ 3 ข้อ โดยทั้ง 3 ข้อจะใช้วิธีการเพิ่มรายการรูปแบบเดียวกัน นั้นก็คือ “ข้อความย่อหน้า“

• หลังจากออกแบบฟอร์มสำรวจแบบความพึงพอใจตามตัวอย่างที่ให้ไปเสร็จสิ้น ทีนี้เราลองมาเปลี่ยนมุมมองแบบฟอร์มที่เราได้สร้างไว้แล้วกันดีกว่า ว่ารูปร่างหน้าตาแบบฟอร์มที่เราได้ออกแบบไว้จะเป็นหน้าตาอย่างไร

วิธีดูตัวอย่างแบบฟอร์มออนไลน์

• โดยวิธีการดูตัวอย่างแบบฟอร์ม สามารถคลิกดูได้ที่ “ดูฟอร์มออนไลน์“

เริ่มแชร์แบบฟอร์มออนไลน์

• หลังจากดูตัวอย่างฟอร์มที่เราได้ออกแบบแล้ว หากต้องการที่จะเผยแพร่หรือแชร์ให้กับผู้กรอก ให้คลิกที่ “ส่งฟอร์ม“

• การส่งฟอร์มจะมีอยู่ 3 วิธี 1. ส่งลิ้ง 2. การแชร์ผ่าน Social 3. ส่งฟอร์มผ่าน E-mail
• โดยวิธีที่ง่ายที่สุดคงจะเป็นวิธีที่ 1 คือการ Copy ลิ้ง และนำลิ้งแบบฟอร์มส่งไปเผยแพร่ให้กับกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการ

เพียงไม่กี่ขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ Google form เราก็สามารถสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ได้ง่าย อีกทั้งข้อมูลยังถูกเก็บอยู่ในรูปแบบตาราง(spreadsheet) ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการแยกข้อมูล และยังมีเครื่องมือสำหรับสรุปผล…