วิธีการ ใช้ Microsoft Access
6 ส่วนประกอบ:สร้างฐานข้อมูลใหม่ใส่ข้อมูลลงฐานข้อมูลตั้งค่าความสัมพันธ์ระหว่างตารางสร้าง Queryสร้างและใช้งาน Formสร้าง Report
สร้างฐานข้อมูลใหม่
1คลิกที่แถบ File แล้วเลือก “New”. database หรือฐานข้อมูลเป็นส่วนที่จะเก็บข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ของคุณไว้ คุณเลือกได้ว่าจะสร้างฐานข้อมูลเปล่า ฐานข้อมูลเปล่าแบบเว็บ หรือใช้เทมเพลตมากมายที่มีมาให้
- ฐานข้อมูลว่าง หรือ blank database เป็นฐานข้อมูลแบบมาตรฐานของ Access เหมาะสำหรับการใช้งานทั่วไปเฉพาะในเครื่องของคุณ พอสร้าง blank database แล้วก็จะมีการสร้างตารางขึ้นมาด้วย
- ฐานข้อมูลแบบเว็บ หรือ Web database นั้นมีเพื่อให้ใช้งานร่วมกับเครื่องมือสร้างเว็บของ Access เอง พอสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาแล้ว ก็จะมีตารางขึ้นมาด้วย
- ส่วนเทมเพลตนั้นจะเป็นฐานข้อมูลพร้อมใช้ ให้คุณเลือกได้ตามแต่จุดประสงค์การใช้งาน เลือกใช้เทมเพลตได้เลยถ้าคุณขี้เกียจมานั่งสร้างฐานข้อมูลด้วยตัวเอง
2ตั้งชื่อฐานข้อมูล. พอเลือกประเภทฐานข้อมูลที่ต้องการแล้ว ให้ตั้งชื่อที่บอกได้ชัดเจนว่าจะใช้ทำอะไร จะได้สะดวกในกรณีที่ต้องใช้งานร่วมกันกับฐานข้อมูลอื่นๆ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลลงไปในช่อง "File Name" เลือก "Create" เพื่อสร้างไฟล์ฐานข้อมูลใหม่
ใส่ข้อมูลลงฐานข้อมูล
1
เลือกโครงสร้างที่เหมาะกับข้อมูล. ถ้าเลือกแบบ blank database ก็ต้องคิดหาวิธีจัดการข้อมูลที่ดีที่สุด แล้วเลือกใช้โครงสร้างที่เหมาะสม คุณสามารถฟอร์แมตและจัดการข้อมูลด้วย Access ได้หลายวิธีด้วยกัน
- Table – เป็นการเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูล Table ของ Access นั้นเปรียบได้กับ spreadsheet ของ Excel คือข้อมูลจะถูกจัดระเบียบเป็นแถวและคอลัมน์ ซึ่งทำให้การนำเข้าข้อมูลจาก Excel กับโปรแกรม spreadsheet ต่างๆ นั้นทำได้สะดวก ตรงไปตรงมา
- Form – เป็นการเพิ่มข้อมูลลงในฐานข้อมูล ปกติคุณสามารถใส่ข้อมูลเข้าไปใน table ในฐานข้อมูลได้โดยตรง แต่ถ้าใช้ form จะเร็วและเห็นภาพชัดเจนกว่า
- Report – เป็นการสรุปและแสดงข้อมูลในฐานข้อมูล Report นั้นมีไว้เพื่อการวิเคราะห์ข้อมูลไว้ตอบคำถามแบบเฉพาะเจาะจง เช่นว่าคุณได้กำไรเท่าไหร่ หรือลูกค้าอยู่ที่ไหนบ้าง ข้อมูลส่วนนี้เตรียมไว้สำหรับการพิมพ์ออกมาโดยเฉพาะ
- Query – เป็นวิธีกู้คืนและกรองข้อมูล ด้วย query คุณสามารถเลือกแสดง entry ได้จากหลาย table นอกจากนี้ยังใช้สร้างและอัพเดทข้อมูลได้อีกด้วย
2
มาสร้างตารางแรกกันเลย. ถ้าเริ่มจาก blank database คุณก็จะเริ่มด้วย blank table หรือตารางว่างโดยอัตโนมัติ คุณก็ใส่ข้อมูลลงไปในตารางนั้นเลย ไม่ว่าจะพิมพ์เข้าไปเองหรือ copy-paste จากแหล่งอื่นก็ตาม
- ข้อมูลแต่ละส่วนจะมีคอลัมน์ของตัวเอง (ช่อง) ในขณะที่แต่ละบันทึกข้อมูลหรือ record จะอยู่คนละแถวกัน เช่น แบ่งลูกค้าแต่ละคนไว้ในแต่ละแถว แล้วแยกข้อมูลของลูกค้าไว้ในแต่ละช่อง (ชื่อ นามสกุล อีเมล และเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น)
- คุณเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ได้ จะได้รู้ทันทีว่าช่องไหนคืออะไร โดยดับเบิลคลิกที่ heading บนสุดของคอลัมน
3
นำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น. ถ้าคุณจะ import หรือนำเข้าไฟล์ที่รองรับจากแหล่งอื่น ก็ให้ตั้งค่า Access ให้ดึงข้อมูลมาใส่ในฐานข้อมูลของคุณ สะดวกมากเวลาจะเอาข้อมูลจากเว็บหรือแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันอื่นๆ
- คลิกที่แถบ External Data
- เลือกชนิดของไฟล์ที่จะนำเข้า ในส่วนของ “Import and Link” คุณจะเห็นตัวเลือกชนิดข้อมูลบางส่วน ให้คลิกที่ปุ่ม More ถ้าอยากดูตัวเลือกมากกว่านั้น ODBC ก็คือ Open Database Connectivity ที่รวมฐานข้อมูลอย่าง SQL ไว้
- ไปที่ตำแหน่งข้อมูล ถ้าอยู่ในเว็บ ก็ต้องใส่ที่อยู่เว็บเข้าไป
- ในหน้าต่างถัดไปให้เลือก "Specify how and where you want to store the data in the current database" จากนั้นเลือก "OK" แล้วทำตามขั้นตอนเพื่อนำเข้าข้อมูล
4
เพิ่มตารางใหม่. แต่ละบันทึกข้อมูลก็ต้องแยกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่แตกต่างกัน จะได้ใช้งานแต่ละฐานข้อมูลได้อย่างลื่นไหล เช่น คุณอาจแยกเป็นตารางข้อมูลลูกค้ากับตารางข้อมูลการสั่งซื้อ จะได้ใส่ลิงค์ข้อมูลลูกค้าไว้ในตารางการสั่งซื้อได้
- ในส่วน Create ของแถบ Home ให้คลิกปุ่ม table แล้วตารางใหม่ก็จะโผล่ขึ้นมาในฐานข้อมูลของคุณ จากนั้นคุณก็ป้อนข้อมูลไปตามปกติได้เลย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น