การใช้โปรแกรม word 2010

การใชงานโปรแกรม Word 2010       

1. 1. 1 ทักษะพืนฐานการใช้ งาน Microsoft Word 2010 ้ บริ ษทไมโครซอฟต์ได้พฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ดออกมาอย่างต่อเนื่อง รุ่ น ั ัปัจจุบนคือ ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ที่มาพร้อมในชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ 2010 ั(Microsoft Office 2010) บริ ษทไมโครซอฟต์ที่พฒนาไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ได้ให้ขอมูลเกี่ยวกับ ั ั ้ไมโครซอฟต์เวิร์ดว่าเป็ นการออกแบบเพื่อให้ทุกคนสามารถสร้างสรรค์เอกสาร ภาพที่ 1 ชุดโปรแกรมงานพิมพ์ทุกรู ปแบบด้วยเครื่ องมือการจัดรู ปแบบเอกสารที่ดีที่สุด ช่วยให้ ไมโครซอฟต์ ออฟฟิ ศสามารถจัดระเบียบและเขียนเอกสารได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพมากขึ้น ตลอดจนสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายเพื่อให้สามารถบันทึกแนวคิดดีๆ ได้ทุกที่ ทุกเวลาการเปิ ดใช้ งานไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010 การใช้งานไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ไม่แตกต่างไปจากการเปิ ดใช้งานโปรแกรมประยุกต์ที่ได้แนะนาไปก่อนหน้านี้ โดยสามารถสรุ ปขั้นตอนการเรี ยกโปรแกรม ดังนี้ 1) คลิกปุ่ มเริ่ มต้น 2) เลื่อนไปที่คาสัง All Program ่ 3) เลื่อนไปที่กลุ่มโปรแกรม Microsoft Office 4) คลิกชื่อโปรแกรม Microsoft Word 2010 5) ปรากฏจอภาพไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010ปุ่ มเริ่ มต้นทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
2. 2. 2ภาพที่ 2 แสดงขั้นตอนเปิ ดใช้ งานไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010 หมายเหตุ ภาษาของเมนูไมโครซอฟต์เวิร์ดอาจจะแตกต่างไปจากตัวอย่าง โดย คอมพิวเตอร์บางเครื่ องอาจจะแสดงผลเป็ นภาษาอังกฤษ ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนได้โดย การเลือกคาสั่ง Start button, All Program, Microsoft Office, เครื่ องมือ Microsoft Office 2010, การกาหนดลักษณะภาษาของ Microsoft Office 2010ส่ วนประกอบจอภาพโปรแกรม แถบเครื่ องมือเข้าถึงแบบด่วน ปุ่ มควบคุมจอภาพประกอบด้วย แถบชื่อเรื่ อง ปุ่ มย่อ ปุ่ มคืนสภาพ ปุ่ มปิ ด แถบเมนูและแถบเครื่ องมือ พื้นที่พิมพ์งาน เคอร์เซอร์ ปุ่ มเปลี่ยนโหมดการพิมพ์แถบสถานะ ปุ่ มย่อ/ขยายพื้นที่พิมพ์ภาพที่ 3 ส่ วนประกอบจอภาพไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
3. 3. 3การปิ ดโปรแกรม จากจอภาพโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิ ร์ด 2010 คุณสามารถจบการทางานหรื อปิ ดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดได้ง่ายๆ เพียงนาเมาส์ไปชี้ที่ปุ่มปิ ดโปรแกรมที่ปรากฏอยูมุมบนขวาของจอภาพ ลักษณะ ่ แล้วคลิก หรื อนาเมาส์ไปคลิกที่เมนูคาสั่ง “แฟ้ ม” แล้วเลือกคาสั่ง “จบการทางาน” ดังภาพที่ 4ภาพที่ 4 แสดงคาสั่งจบการทางานจากเมนู “แฟ้ ม” กรณี ที่มีการทางานใดๆ กับไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 แล้วมีการปิ ดโปรแกรม ไมโครซอฟต์เวิร์ด2010 จะแสดงกล่องโต้ตอบสอบถามว่าต้องการบันทึก (Save) เอกสารก่อนปิ ดโปรแกรมหรื อไม่ ดังภาพ  หากต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกปุ่ ม “บันทึก” โปรแกรมจะให้ต้ งชื่อแฟ้ มเอกสาร ั  หากไม่ตองการบันทึกข้อมูลให้คลิกปุ่ ม “ไม่บนทึก” ้ ั  หากต้องการยกเลิกคาสั่งปิ ดโปรแกรมให้คลิกปุ่ ม “ยกเลิก” นอกจากนี้ยงสามารถใช้คียลด โดยกดปุ่ ม Alt ค้างไว้แล้วกดปุ่ ม F4 ั ์ัทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
4. 4. 4การพิมพ์และแก้ไขข้ อความในไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010 ่ ความสามารถหลักของโปรแกรมประมวลผลคา ไม่วาจะเป็ นผลิตภัณฑ์ใดก็คงไม่พนการพิมพ์และ ้แก้ไขข้อความ เพื่อสร้างสรรค์เอกสารรู ปแบบต่างๆ ตามที่ตองการ ดังนั้นก่อนเริ่ มสร้างสรรค์เอกสาร ้การศึกษาวิธีการพิมพ์ การลบ การแก้ไขข้อความ ตลอดทั้งทาความรู ้จกคาสั่ง ปุ่ มเครื่ องมือที่เกี่ยวข้องย่อม ัเป็ นส่ วนสาคัญที่จะช่วยให้การสร้างสรรค์เอกสารเป็ นไปได้อย่างเหมาะสมต่อไปการพิมพ์ ข้อความ การพิมพ์ขอความของไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ทาได้ง่ายๆ เพียงสังเกตสัญลักษณ์บนจอภาพที่ ้กระพริ บ ซึ่ งเรี ยกว่า เคอร์ เซอร์ (Cursor) ตาแหน่งที่เคอร์ เซอร์ ปรากฏ จะเป็ นตาแหน่งเริ่ มต้นของการพิมพ์ดังนั้นจะต้องกาหนดตาแหน่งการพิมพ์โดยเลื่อนเคอร์ เซอร์ ไปยังตาแหน่งดังกล่าวก่อน การเลื่อนเคอร์ เซอร์ ทาได้ท้ งการพิมพ์ขอความ การกดปุ่ มเว้นวรรค (Space bar) และการกดปุ่ ม ั ้Enter ทั้งนี้สามารถใช้เมาส์คลิก หรื อใช้ปุ่มเลื่อนตาแหน่ง (ปุ่ มลูกศรบน ล่าง ซ้าย ขวา) เพื่อเลื่อนตาแหน่งเคอร์ เซอร์ ได้เช่นกันในพื้นที่ที่เคยทาการพิมพ์ไปแล้ว พื้นที่กระดาษ ระยะขอบซ้าย ระยะขอบขวา เคอร์เซอร์ พื้นที่จอภาพภาพที่ 5 จอภาพการพิมพ์ งานของไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
5. 5. 5 การพิมพ์ทาได้โดยเลื่อนเคอร์ เซอร์ ไปยังตาแหน่งที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ มตัวอักขระบนแผงแป้ นพิมพ์เพื่อพิมพ์ขอความที่ตองการ โดยให้พิมพ์ไปเรื่ อยๆ จนสิ้ นสุ ดบรรทัด หรื อจบแถวและให้พิมพ์ ้ ้ต่อไปโดยไม่ตองกดปุ่ ม Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ เพราะไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะตัดคาขึ้นบรรทัดใหม่ ้ให้อตโนมัติ และจะกดปุ่ ม Enter เมื่อต้องการจบพารากราฟเท่านั้น ทั้งนี้ขอความที่พิมพ์ลงในพื้นที่กระดาษ ั ้จะไม่ติดขอบซ้าย หรื อขอบขวาสุ ด เพราะโปรแกรมมีการกาหนดระยะห่างจากขอบไว้ ณ ตาแหน่งสุดบรรทัดนี้ ให้พิมพ์ต่อไป ณ ตาแหน่งสุดบรรทัดนี้ ให้กดปุ่ ม Enter เพื่อขึ้นพารากราฟใหม่ ณ ตาแหน่งสุดบรรทัดนี้ ให้กดปุ่ ม Enter เพื่อขึ้นพารากราฟใหม่ภาพที่ 6 แสดงวิธีการพิมพ์ หากโปรแกรมตัดคาท้ายบรรทัดไม่ตรงกับความต้องการ หรื อไม่ถูก ต้อง สามารถควบคุมการตัดคา ่เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ได้โดยเลื่อนเคอร์ เซอร์ ไปอยูหน้าคาที่ตองการตัดขึ้นบรรทัดใหม่ จากนั้นใช้ปุ่ม Shift ้พร้อมปุ่ ม Enter เพื่อตัดคาที่ตองการ ไม่แนะนาให้ใช้ปุ่ม Enter ตัวอย่างจากภาพที่ 6 ท้ายบรรทัดแรกของ ้ ่พารากราฟที่ 2 จะสิ้ นสุ ดด้วยคาว่า “ทุก” ซึ่ งด้วยเนื้อหาควรอยูรวมกับคาแรกในแถวที่สอง คือ “คน” ่เป็ นคาใหม่ คือ “ทุกคน” ดังนั้นควรตัดคาว่า “ทุก” จากท้ายบรรทัดแรกมาแสดงผลอยูแถวที่สองนันเอง ่การลบข้ อความ ข้อความที่พิมพ์ไปแล้ว หากต้องการลบสามารถทาได้โดยการเลื่อนเมาส์ไปชี้ ณ ตาแหน่งที่ตองการ ้แก้ไข แล้วคลิกเพื่อให้เคอร์ เซอร์ กระพริ บ ณ ตาแหน่งที่ตองการ โดยหากเคอร์ เซอร์ กระพริ บหน้าข้อความที่ ้ต้องการลบ ให้กดปุ่ ม Delete บนแผงแป้ นพิมพ์เพื่อลบ และหากเคอร์เซอร์กระพริ บหลังข้อความที่ตองการ้ลบให้กดปุ่ ม Back Space บนแผงแป้ นพิมพ์เพื่อลบทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
6. 6. 6ภาพที่ 7 แสดงตาแหน่ งเคอร์ เซอร์ เพื่อแก้ ไขข้ อความ จากภาพที่ 7 ข้อความในบรรทัดแรกของพารากราฟที่ 1 พิมพ์ผดพลาด โดยหลังคาว่าบริ ษท ิ ั ่ไมโครซอฟต์ มีคาว่า “แวร์ ” ต่อท้าย จึงต้องลบออกไปโดยเลื่อนเคอร์ เซอร์ มาอยูหลังคาว่า “แวร์” จากนั้นกดปุ่ ม Back Space บนแผงแป้ นพิมพ์เพื่อลบคา ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 มีเครื่ องมือช่วยตรวจสอบคาผิด คาสะกดให้อตโนมัติ โดยคาใดที่ผด หรื อ ั ิสะกดผิดจะแสดงด้วยเส้นใต้หยักๆ สี แดง ดังภาพที่ 7 ความสามารถตรวจสอบคาผิด คาสะกดอาจจะไม่ถูกต้องร้อยเปอร์ เซ็นต์ เพราะโปรแกรมใช้ระบบพจนานุกรมของระบบ ดังนั้นคาใดที่ไม่มีในพจนานุกรมโปรแกรมอาจจะแสดงว่าผิดด้วยเช่นกัน ดังนั้นผูพิมพ์จะต้องพิจารณาด้วยตนเองด้วย ้การแก้ไขข้ อความ การแก้ไขข้อความใช้หลักการลบ และการพิมพ์มาร่ วมกัน โดยการลบข้อความก่อนด้วยวิธีการที่ได้แนะนาไปข้างต้น จากนั้นจึงพิมพ์แก้ไขให้ถูกต้อง และกรณี ที่ตองการพิมพ์แทรก ก็ใช้วธีคลิกเมาส์เพื่อให้ ้ ิเคอร์ เซอร์ กระพริ บ ณ ตาแหน่งที่ตองการพิมพ์แทรกก่อนพิมพ์ขอความใหม่ ้ ้การเลือกข้ อความ การเลือกข้อความเป็ นคาสังสาคัญที่ผใช้งานไมโครซอฟต์เวิร์ดควรทราบเป็ นลาดับแรกๆ โดย ่ ู้การเลือกข้อความทาได้หลายวิธี เช่น วิธีที่ 1 เลื่อนเมาส์ไปชี้หน้าตัวอักษรที่ตองการเลือก กดปุ่ มซ้ายของเมาส์คางไว้แล้วลาก ้ ้เมาส์ชาๆ จะปรากฏแถบสี ลากคลุมข้อความ เมื่อลากแถบสี คลุมข้อความได้ตามต้องการจึงปล่อยนิ้วปุ่ มของ ้เมาส์ แถบสี ที่คลุมข้อความจึงเป็ นการเลือกข้อความนันเอง ่ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
7. 7. 7 ตาแหน่งเริ่ มต้นของการเลือกข้อความ ตาแหน่งสุดท้ายของการเลือกข้อความภาพที่ 8 แสดงการเลือกข้ อความ วิธีที่ 2 เลื่อนเมาส์ไปชี้หน้าตัวอักษรที่ตองการเลือก แล้วคลิกเมาส์เพื่อให้เคอร์เซอร์ปรากฏ ้หน้าตัวอักษร กดปุ่ ม Shift บนแผงแป้ นพิมพ์คางไว้แล้วกดปุ่ มลูกศรขวา เพื่อลากแถบสี คลุมข้อความที่ ้ต้องการเทคนิคน่ ารู้ การเลือกข้อความยังสามารถใช้เมาส์ดวยเทคนิคพิเศษช่วย ดังนี้ ้ คลิกปุ่ มซ้ายของเมาส์ต่อเนื่อง 3 ครั้ง (Triple Click) จะเป็ นการเลือกทั้งพารากราฟ ดับเบิลคลิกที่คาใดๆ จะเป็ นการเลือกทั้งคา ่ ้ เลื่อนเมาส์ไปอยูดานหน้าของบรรทัดที่ตองการแล้วคลิก ้ จะเป็ นการเลือกทั้งแถวภาพที่ 9 เทคนิคการเลือกข้ อความด้ วยเมาส์ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
8. 8. 8การจัดรู ปแบบข้ อความ จุดเด่นของโปรแกรมประมวลผลคาอย่างไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 คือ การเตรี ยมคาสังและเครื่ องมือ ่ช่วยจัดรู ปแบบข้อความให้มีความสวยงาม โดดเด่น เพื่อสร้างสรรค์เอกสารที่น่าสนใจได้ง่าย สะดวก รวดเร็ ว ่โดยคาสั่งและเครื่ องมือจัดรู ปแบบ จะอยูในรู ปของแถบเมนูและแถบเครื่ องมือ แถบเมนู ชุดเครื่ องมือ แถบเครื่ องมือภาพที่ 10 แถบเมนูและแถบเครื่ องมือของไมโครซอฟต์ เวิร์ด 2010การปรับเปลียนแบบอักษร ่ การพิมพ์ขอความในไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 มักประกอบด้วยข้อความทั้งที่เป็ นภาษาไทยผสมกับ ้ตัวเลข และข้อความภาษาอังกฤษ โดยแบบอักษรของข้อความภาษาไทยมักจะแตกต่างจากข้อความภาษาอังกฤษ และตัวเลข ดังนั้นเพื่อให้ได้ผลงานที่สวยงาม ควรกาหนดแบบอักษรของข้อความให้ตรงกันแบบอักษรที่เป็ นที่นิยมสาหรับเอกสารภาษาไทย และหรื อผสมภาษาอังกฤษ คือ Angsana NEW หมายเหตุ แบบอักษรที่ลงท้ายด้วย NEW เช่น Angsana NEW, Browalia NEW, Cordia NEW และแบบอักษร Tahoma สามารถเลือกใช้สาหรับ การพิมพ์เอกสารภาษาไทย และหรื อผสมภาษาอังกฤษและตัวเลข ั เครื่ องมือจัดรู ปแบบข้อความที่นิยมใช้กนมากได้แก่แถบเครื่ องมือชุดแบบอักษร ซึ่งประกอบด้วยปุ่ มเครื่ องมือแบบอักษรและขนาดแบบอักษร ปุ่ มเครื่ องมือแบบอักษร ปุ่ มเครื่ องมือขนาดแบบอักษรทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
9. 9. 9 ปุ่ มเปิ ดกล่องโต้ตอบแบบอักษรภาพที่ 11 แถบเครื่ องมือชุดแบบอักษร ั การปรับเปลี่ยนแบบอักษรให้กบข้อความ ควรทาก่อนพิมพ์ขอความ โดยเปิ ดกล่องโต้ตอบแบบ ้อักษร ด้วยการคลิกปุ่ มเปิ ดกล่องโต้ตอบแบบอักษร ซึ่ งเป็ นปุ่ มลูกศรเฉี ยงลงที่ปรากฏด้านล่างขวาของชุดเครื่ องมือแบบอักษรภาพที่ 12 กล่ องโต้ ตอบแบบอักษร เมื่อเปิ ดกล่องโต้ตอบแบบอักษรดัง ภาพที่ 12 แล้วให้ปรับเปลี่ยนค่าแบบอักษรในรายการ “ภาษาที่ซับซ้อน” และรายการ “ข้อความละติน” เป็ น Angsana NEW รวมทั้งปรับเปลี่ยนค่าลักษณะแบบอักษรของทั้งสองรายการเป็ น “ธรรมดา” ปรับเปลี่ยนค่าขนาดทั้งสองรายการเป็ น “16” ดังภาพที่ 13ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
10. 10. 10 รายการที่ตองปรับแก้ไข ้ภาพที่ 13 การตั้งค่ าแบบอักษรสาหรั บเอกสารภาษาไทยผสมภาษาอังกฤษ หมายเหตุ แบบอักษรข้อความที่ซบซ้อนเป็ นการกาหนดแบบอักษรให้กบข้อความ ั ั ั ภาษาไทย และแบบอักษรข้อความละตินเป็ นการกาหนดแบบอักษรให้กบข้อความ ภาษาอังกฤษ ดังนั้นเอกสารภาษาไทยผสมภาษาอังกฤษ จึงควรกาหนดแบบอักษรให้ ตรงกัน เมื่อกาหนดค่าเกี่ยวกับแบบอักษรตามภาพที่ 13 แล้วให้คลิกปุ่ ม “ตั้งเป็ นค่าเริ่ มต้น” เพื่อกาหนดให้การตั้งค่าแบบอักษรเป็ นค่ากาหนดกับโปรแกรมตลอดไป โปรแกรมจะแสดงกล่องโต้ตอบให้กาหนดค่าแบบอักษร ดังภาพที่ 14ภาพที่ 14 กล่ องโต้ ตอบการตั้งค่ าแบบอักษรให้ กับโปรแกรม จากภาพที่ 14 ให้คลิกเลือกรายการ “เอกสารทั้งหมดที่มีพ้ืนฐานบนแม่แบบ Normal ใช่หรื อไม่ แล้ว ัคลิกปุ่ ม “ตกลง” เพื่อยืนยันตั้งค่าแบบอักษรให้กบโปรแกรมตลอดไป การกาหนดแบบอักษรด้วยวิธีขางต้น ้จะช่วยให้โปรแกรมจดจาค่าแบบอักษรตลอดไป และได้แบบอักษรที่แสดงผลสวยงามทั้งข้อความภาษาไทยและภาษาอังกฤษทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
11. 11. 11 การปรับเปลียนแบบอักษรกรณีข้อความทีพมพ์ไว้ก่อนแล้ว ่ ่ ิ สาหรับข้อความที่พิมพ์ไว้ก่อน สามารถกาหนดแบบอักษรได้โดยการเลือกข้อความก่อน แล้ วเปิ ดกล่องโต้ตอบแบบอักษร ดังภาพที่ 13 เพื่อกาหนดแบบอักษรได้เช่นกัน หมายเหตุ การพิมพ์งานด้วยไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ควรกาหนดแบบอักษร ภาษาไทย และภาษาอังกฤษให้เป็ นชุดเดียวกัน เพราะด้วยค่าเริ่ มต้นของไมโครซอฟต์ เวิร์ด มีการแบ่งการควบคุ มข้อความภาษาไทยด้วยแบบอักษรชุดหนึ่ง เช่น Cordia NEW และใช้แบบอักษร Calibre แสดงผลข้อความภาษาอังกฤษ และตัวเลข ทาให้การ แสดงผลไม่สวยงาม ดังภาพ ข้อความภาษาอังกฤษ/ตัวเลขแสดงด้วยแบบอักษร Caribre ข้อความภาษาไทยแสดงด้วยแบบอักษร Cordia NEWภาพที่ 15 ข้ อความที่ แสดงผลด้ วยแบบอักษรที่ แตกต่ างกัน เทคนิคน่ ารู้ สามารถกาหนดแบบอักษรที่แตกต่างกันในเอกสารได้โดย การใช้เทคนิคเลือกข้อความที่ตองการก่อน แล้วเลือกแบบอักษรที่ตองการ เพื่อ ้ ้ ั สร้างสรรค์ผลงานที่มีความโดดเด่น โดยมากจะใช้ความสามารถนี้กบการพิมพ์แผ่นพับ การ์ ดเชิญ โปสเตอร์ มากกว่าการพิมพ์จดหมาย รายงานทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
12. 12. 12การจัดรู ปแบบข้ อความลักษณะต่ างๆ นอกจากการปรับเปลี่ยนแบบอักษร ขนาดแบบอักษรด้วยวิธีที่ได้แนะนาไปแล้ว เอกสารที่สวยงามจะต้องประกอบด้วยรู ปแบบข้อความที่มีเอกลักษณ์ มีจุดเน้นด้วยตัวอักษรแบบหนา ตัวอักษรเอียง ตัวอักษรขีดเส้นใต้ และตัวอักษรสี สันต่างๆ กันไปอย่างเหมาะสม โดยใช้เครื่ องมือจัด รู ปแบบข้อความลักษณะข้างต้นจากชุดแถบเครื่ องมือแบบอักษรในส่ วนอื่นๆ ได้เช่นกัน ตัวอักษรแบบขีดเส้นใต้ ตัวอักษรแบบเอียง สี ตวอักษร ั ตัวอักษรแบบหนาภาพที่ 16 ชุดเครื่ องมือจัดรู ปแบบข้ อความ การจัดรู ปแบบข้อความทั้งแบบอักษรหนา เอียง ขีดเส้นใต้ และสี ตวอักษรมักจะใช้ควบคุมกับ ัเทคนิคการเลือกข้อความ โดยให้เลือกข้อความก่อนแล้วคลิกปุ่ มเครื่ องมือที่ตองการ และหากต้องการยกเลิก ้รู ปแบบใดๆ ก็ทาได้โดยการเลือกข้อความที่ตองการยกเลิกและคลิกปุ่ มเครื่ องมือซ้ า ้ภาพที่ 17 แสดงข้ อความที่ จัดแต่ งด้ วยสี สันตัวอักษรและตัวหนาทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
13. 13. 13การจัดพารากราฟให้ กบข้ อความ ั นอกจากการจัดรู ปแบบข้อความแล้ว คาสั่งจัดพารากราฟยังเป็ นคาสั่งสาคัญที่ผใช้งานควรทราบและ ู้นาไปประยุกต์ใช้งาน เช่นการจัดหัวเรื่ องห้แสดงผลกึ่งกลางหน้ากระดาษ การจัดเนื้อหาในพารากราฟทุกบรรทัดให้ขอบซ้ายเสมอกัน เป็ นต้น คาสั่งจัดพารากราฟทาได้โดยคลิ กปุ่ มเครื่ องมือ ในชุดเครื่ องมือย่อหน้าดังภาพที่ 18 จัดเต็มแนว จัดแนวข้อความชิดขวา จัดกึ่งกลาง จัดแนวข้อความชิดซ้ายภาพที่ 18 ชุดเครื่ องมือย่ อหน้ า การใช้งานทาได้โดยคลิกเมาส์ในพารากราฟ แล้วคลิกปุ่ มเครื่ องมือที่ตองการ เช่น คลิกปุ่ มจัดเต็ม ้แนว เพื่อให้ขอความในพารากราฟจัดชิดขอบซ้ายและขอบขวาเต็มพื้นที่การพิมพ์ ้การพิมพ์รายการ เนื้อหาบางส่ วนต้องการพิมพ์ในลักษณะรายการ เช่น ชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ ชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิ ศ  ไมโครซอฟต์เวิร์ด 1. ไมโครซอฟต์เวิร์ด  ไมโครซอฟท์เอกซ์เซล 2. ไมโครซอฟท์เอกซ์เซล  ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ 3. ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ การพิมพ์เนื้อหาในลักษณะรายการดังข้างต้น สามารถทาได้สะดวกเพียงใช้ปุ่มเครื่ องมือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรื อปุ่ มเครื่ องมือลาดับเลขทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
14. 14. 14 ปุ่ มเครื่ องมือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรื อปุ่ มเครื่ องมือลาดับเลข มักจะใช้ควบคุมกับปุ่ มเครื่ องมือลดการเยื้อง หรื อเพิ่มการเยื้อง เพื่อสร้างรายการย่อยการจัดการแฟมข้ อมูล ้ ข้อมูลที่จดพิมพ์ในไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะต้องบันทึกลงสื่ อบันทึก ั(Storage Media) อย่างแผ่นดิสก์ (Diskette) ฮาร์ ดดิสก์ (Hard Disk) หรื ออุปกรณ์บนทึกแบบพกพาอย่าง Thumb Drive มิฉะนั้นข้อมูลจะสู ญหายได้ ัข้อมูลที่บนทึกแล้วจะถูกจัดเก็บในรู ปแบบของแฟ้ มข้อมูล (File) ั นอกจากการบันทึกข้อมูลเก็บในรู ปแบบแฟ้ มข้อมูลแล้ว ผูใ ช้อาจจะ ้ต้องทางานอื่นๆ กับแฟ้ มข้อมูลเพิ่มเติมเช่น การเปิ ดแฟ้ มข้อมูล การปิ ดแฟ้ มข้อมูล การสร้างแฟ้ มข้อมูลใหม่การบันทึกแฟมข้ อมูล ้ การบันทึกแฟ้ มข้อมูล (Save) เป็ นการใช้คาสังจัดเก็บของไมโครซอฟต์เวิร์ดเพื่อบันทึกข้อมูลที่พิมพ์ ่บนจอภาพโปรแกรม เก็บในรู ปของแฟ้ มข้อมูลดิจิทลไว้ในสื่ อบันทึก เพื่อป้ องกันข้อมูลสู ญหาย และสามารถ ัเปิ ดเพื่อแสดงผล แก้ไข พิมพ์เพิ่มภายหลังได้ การบันทึกแฟ้ มข้อมูลของไมโครซอฟต์เวิร์ดทาได้โดยคลิกปุ่ มเครื่ องมือบันทึก ที่ปรากฏในแถบเครื่ องมือเข้าถึงแบบด่วน ซึ่ งจะแสดงกล่องโต้ตอบการบันทึกแฟ้ มข้อมูล ดังภาพที่ 19 แถบเครื่ องมือเข้าถึงแบบด่วนทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
15. 15. 15ภาพที่ 19 กล่ องโต้ ตอบการบันทึ กแฟ้ มข้ อมูล จากภาพที่ 19 สามารถบันทึกแฟ้ มข้อมูลโดยพิมพ์แก้ไขชื่อแฟ้ มข้อมูลในรายการ “ชื่อแฟ้ ม” แล้ว ่คลิกปุ่ ม “บันทึก” โดยสามารถสังเกตได้วาแฟ้ มข้อมูลได้รับการบันทึกแล้วจากแถบชื่อเรื่ องที่ปรากฏในส่ วนกลางบนสุ ดของจอภาพ แสดงเป็ นชื่อแฟ้ มข้อมูลที่กาหนด ชื่อแฟ้ มข้อมูลที่บนทึกปรากฏในแถบชื่อเรื่ อง ัภาพที่ 20 แสดงชื่ อแฟ้ มข้ อมูลในแถบชื่ อเรื่ องทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
16. 16. 16 แฟ้ มข้อมูลที่สร้างด้วยไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะมีส่วนขยายลงท้ายด้วย .docx ทั้งนี้หลังจากบันทึกแฟ้ มข้อมูลแล้วมีการพิมพ์เพิ่มเติมหรื อแก้ไขข้อมูล ควรบันทึกแฟ้ มข้อมูลอย่างสม่าเสมอ เพื่อให้ระบบจัดเก็บข้อมูลเป็ นปั จจุบน ป้ องกันข้อมูลสู ญหายได้ดวยครับ การบันทึกแฟ้ มข้อมูลอีกวิธีที่นิยมคือการคาสั่ง ั ้ผ่านแป้ นพิมพ์ที่เรี ยกว่า คียลด (Short Key) โดยการกดปุ่ ม Ctrl ค้างไว้แล้วกดปุ่ ม S ์ัการเรียกดูแฟมข้ อมูลทีบันทึกจากคอมพิวเตอร์ ้ ่ เมื่อมีการบันทึกข้อมูลเก็บในแฟ้ มข้อมูล ควรปิ ดโปรแกรมแล้วตรวจสอบในคอมพิวเตอร์ วามี ่แฟ้ มข้อมูลและสามารถเปิ ดขึ้นมาเรี ยกดูได้หรื อไม่อย่างไร โดยเมื่อปิ ดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ่ ่ ัแล้วให้ยอจอภาพโปรแกรมที่เปิ ดอยูท้ งหมด เพื่ อแสดงจอภาพหลักของไมโครซอฟต์วนโดวส์หรื อ ิเดสก์ทอปภาพที่ 21 จอภาพการทางานหลัก : เดสก์ ทอป จากจอภาพเดสก์ทอปให้นาเมาส์เลื่อนไปดับเบิลคลิกบนไอคอน Computer (หรื อ My Computer)เพื่อเปิ ดจอภาพการทางานที่เรี ยกว่า วินโดวส์ เอกซ์พลอเรอร์ (Windows Explorer) จากนั้นคลิกเลือก ่โฟลเดอร์ ยอยชื่อ “Documents”ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
17. 17. 17ภาพที่ 22 แสดงจอภาพ Windows Explorer จากภาพที่ 22 แสดงแฟ้ มข้อมูลชื่อได้สร้างและบันทึกไว้คือ “ป้ านวลขนมไทย” ที่จดเก็บไว้ใน ั ่โฟลเดอร์ ยอยที่ชื่อ Documents การเปิ ดแฟ้ มข้อมูล “ป้ านวลขนมไทย” เพื่อแสดงหรื อแก้ไขทาได้โดยการดับเบิลคลิกที่ไอคอนแฟ้ มข้อมูล “ป้ านวลขนมไทย” การเปิ ดแฟ้ มข้อมูลที่สร้างไว้มาแสดงหรื อเพื่อแก้ไข นอกจากการดับเบิลคลิกที่ไอคอนแฟ้ มข้อมูลที่ต้องการผ่านทางวินโดวส์ เอกซ์พลอเรอร์ แล้วยังสามารถใช้วธีการเปิ ดโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ิจากนั้นคลิกเมนูคาสัง “แฟ้ ม” เลือกคาสังย่อย “เปิ ด” ได้ดวย ่ ่ ้ภาพที่ 23 คาสั่งเปิ ดแฟ้ มข้ อมูล หมายเหตุ การเปิ ดแฟ้ มข้อมูลจากภาพที่ 23 ยังสามารถคลิกชื่อแฟ้ มที่เคยทางาน ล่าสุ ดจากตัวเลือก “เอกสารล่าสุ ด” ได้ดวย หรื อจะใช้คียลด Ctrl พร้อมปุ่ ม O ้ ์ัทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
18. 18. 18การปิ ดแฟมข้ อมูล ้ คาสั่งปิ ดแฟ้ มข้อมูลก็เป็ นอีกหนึ่งสาคัญที่ควรทราบ โดยแฟ้ มข้อมูลใดเมื่อเปิ ดขึ้นมาทางาน และต้องการยุติการทางาน เพื่อไปทางานอื่น ควรปิ ดแฟ้ มดังกล่าวออกจากระบบก่อน โดยคาสั่งปิ ดแฟ้ มข้อมูลทาได้โดยเลือกเมนูคาสัง “แฟ้ ม” แล้วเลือกคาสังย่อย “ปิ ด” หรื อจะใช้คียลด Ctrl พร้อมปุ่ ม W ่ ่ ์ั การปิ ดแฟ้ มข้อมูลขณะนี้ยงไม่มีการบันทึกข้อมูล หรื อไม่มีการบันทึกซ้ าก่อนปิ ด ไมโครซอฟต์เวิร์ด ั2010 จะแสดงกล่องโต้ตอบสอบถามว่าต้องการบันทึก (Save) เอกสารก่อนปิ ดโปรแกรมหรื อไม่ โดยหากต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกปุ่ ม “บันทึก” และหากไม่ตองการบันทึกข้อมูลให้คลิกปุ่ ม “ไม่บนทึก” และหาก ้ ัต้องการยกเลิกคาสั่งปิ ดโปรแกรมให้คลิกปุ่ ม “ยกเลิก”การสร้ างแฟมข้ อมูลใหม่ ้ กรณี ที่ยงเปิ ดใช้งานไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 และปิ ดแฟ้ มข้อมูลที่เคยเปิ ดใช้งาน สามารถใช้คาสัง ั ่สร้างแฟ้ มข้อมูลใหม่เพื่อทางานชิ้นใหม่ได้โดยคลิกเลือกเมนู “แฟ้ ม” คลิกคาสั่งย่อย “สร้าง” ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะแสดงจอภาพให้เลือกรู ปแบบการสร้างแฟ้ มข้อมูลใหม่ ดังนี้ภาพที่ 24 รู ปแบบเอกสารที่ สามารถสร้ างใหม่ จากภาพที่ 24 ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 เตรี ยมรู ปแบบเอกสารต่างๆ อานวยความสะดวกให้กบผูใช้ั ้เพื่อสร้างสรรค์ผลงานที่เรี ยกว่า “แม่แบบ” เช่น หากต้องการพิมพ์เนื้อหาใหม่ท้ งหมดด้วยตนเอง ก็คลิกเลือก ัทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
19. 19. 19แม่แบบชื่อ “เอกสารเปล่า” แต่ถาต้องการสร้างปฏิทิน ก็สามารถคลิกเลือกแม่แบบปฏิทิน หรื อแม่แบบอื่นๆ ้ได้ตามที่ตองการ ้ หมายเหตุ การสร้างเอกสารใดๆ ควรเริ่ มต้นจากการเลือกแม่แบบที่ตรงกับความ ต้องการมากที่สุด จากนั้นจึงใช้วธีปรับแก้ไขเนื้อหา ลักษณะจากแม่แบบ ิการกาหนดลักษณะของกระดาษ กรณี ที่เลือกสร้างเอกสารใหม่แบบเอกสารเปล่า ผูสร้างสามารถกาหนดรายละเอียดเกี่ยวกับกระดาษ ้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ของงานตรงกับความต้องการ เช่น หากต้องการพิมพ์แผ่นพับ ลักษณะของกระดาษที่เหมาะสมคือกระดาษขนาด A4 ที่จดวางในแนวนอน ในขณะที่การพิมพ์จดหมายจะใช้กระดาษที่จดวางใน ั ัแนวตั้ง การกาหนดลักษณะของกระดาษ ทาได้โดยการคลิกเลือกเมนู “เค้าโครงหน้ากระดาษ”ภาพที่ 25 ปุ่ มเครื่ องมือของเมนู “เค้ าโครงหน้ ากระดาษ” คาสั่งสาคัญที่ควรทราบเกี่ยวกับการกาหนดขนาดกระดาษ ได้แก่ กาหนดระยะขอบซ้าย ขอบขวา ขอบบน ขอบล่างของกระดาษ กาหนดการวางแนวกระดาษ ว่าจะเป็ นแนวตั้ง หรื อแนวนอน กาหนดขนาดของกระดาษ โดยปกติแนะนาให้เลือกเป็ น A4ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
20. 20. 20 กาหนดจานวนคอลัมน์การพิมพ์เนื้อหาในกระดาษ มักจะใช้กรณี การทาแผ่นพับการสั่ งพิมพ์เอกสาร เอกสารที่จดสร้าง ออกแบบไว้มกจะถูกนาไปใช้ในรู ปแบบของเอกสารกระดาษ โดยการใช้ ั ัเครื่ องพิมพ์ (Printer) ทั้งที่เป็ นแบบพิมพ์หมึก (Inkjet Printer) แบบเลเซอร์ (Laser Printer) หรื อแบบหัวเข็ม ั(Dot Matrix Printer) โดยจะต้องเชื่อมต่อเครื่ องพิมพ์กบคอมพิวเตอร์ พร้อมเตรี ยมกระดาษให้เรี ยบร้อยก่อนสังพิมพ์เอกสารจากไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 ่ การสังพิมพ์เอกสาร ทาได้โดยการเปิ ดแฟ้ มเอกสารที่สร้างไว้ก่อนหน้า หรื อจากจอภาพการสร้าง ่เอกสารที่กาลังทางาน คลิกเลือกเมนูคาสั่ง “แฟ้ ม” แล้วเลือกคาสั่ง “พิมพ์” ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2010 จะแสดงตัวเลือกการพิมพ์พร้อมหน้าตัวอย่าง ดังนี้ภาพที่ 26 ตัวเลือกการพิมพ์ พร้ อมหน้ าตัวอย่ างการพิมพ์ จากจอภาพตัวเลือกการพิมพ์พร้อมหน้าตัวอย่างข้างต้น ควรดาเนินการปรับค่าการพิมพ์ให้เหมาะสมก่อน โดยมีรายการที่ควรทราบ ดังนี้ทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์
21. 21. 21รายการ ค่ ากาหนดพิมพ์สาเนา ระบุตวเลขว่าต้องการจานวนชุดการพิมพ์กี่ชุด หรื อกี่สาเนา ัเครื่ องพิมพ์ เลือกรายชื่อเครื่ องพิมพ์ให้ตรงกับเครื่ องพิมพ์ที่ต่อเชื่อมการตั้งค่า เลือกว่าจะพิมพ์เอกสารทุกหน้า – พิมพ์หน้าทั้งหมด หรื อพิมพ์เฉพาะ หน้าที่เคอเซอร์ อยู่ – พิมพ์หน้าปัจจุบน หรื อระบุเลขหน้าที่ตองการ ั ้การวางแนวในกระดาษ เลือกว่าต้องการให้เนื้อหาพิมพ์ในกระดาษในแนวตั้ง หรื อแนวนอนขนาดกระดาษ เลือกว่าต้องการพิมพ์ในกระดาษขนาดใด โดยปกติควรเลือกเป็ น A4 ั เมื่อกาหนดรายละเอียดการพิมพ์และเชื่อมต่อเครื่ องพิมพ์กบคอมพิวเตอร์ แล้ วให้คลิกปุ่ ม “พิมพ์”ภาพที่ 27 ปุ่ ม “พิมพ์ ” เพื่อสั่งพิมพ์ เอกสารลงกระดาษทักษะพื้นฐานการใช้ Microsoft Word 2010 – บุญเลิศ อรุ ณพิบูลย์